“T&E – Travel & Expenses” Un aprendizaje urgente que el Sector Público debe tomar del privado

Por Carlos Rozen (*)
En distintas partes del mundo (y en Argentina también) se han hallado pruebas de que funcionarios públicos defraudaron al Estado violando políticas de anticipo y rendición de gastos, muchas veces en ocasión de realizar viajes protocolares.

Recuerdo, entre otros, casos recientes como el que motivó al gobierno a que solicite a los ministerios recortar un 30% sus presupuestos en viajes; al advertir que el sistema de la agencia oficial Optar era caro y poco flexible, lo que suponía algún tipo de conflicto de interés y un consecuente perjuicio para las arcas públicas, que venía de arrastre del gobierno anterior.
Dicho sea de paso, de la gestión kirchnerista, se han hallado casos de defraudación al Estado como el de casi USD 1.500.000 en viáticos justificados a través de comprobantes apócrifos o falseados durante viajes presidenciales. Bueno, al menos esto es lo que se ha descubierto y existen fundadas sospechas que se irán identificando más casos o bien, que ya se identificaron.
Lo que sucede es que muchas veces funcionarios de renombre están involucrados y este circuito funciona como una especie de sobre sueldo tácitamente aceptado.

El problema se centra en el mundialmente conocido circuito de “T&E” (Travel and Expenses) o también llamado “Travel Management”. Sepamos que nos referimos a uno de los conceptos más abultados en materia de gastos de una organización, luego de los salarios. Muchas veces este proceso mueve montos que superan el 10% de los ingresos.

Las maniobras realizadas son varias. Entre ellas podemos citar la presentación de gastos por importes superiores a los reales, lo que necesariamente requiere de adulterar comprobantes, re-fabricarlos o reutilizarlos.

Ahora bien, ¿es una novedad que los individuos cometan irregularidades en sus rendiciones de gastos? De ninguna manera. En mi experiencia de auditar durante unos 20 años este circuito en más de 50 organizaciones, me he topado con la más variada y original gama de faltas de ética e incumplimientos. Algunas de las formas más comunes que hemos identificado:

• Juntar comprobantes ajenos y rendirlos como propios (Ej. tomar la cuenta de un restaurante de una mesa diferente, donde han gastado más).

• Comprar bienes no permitidos (Ej. un teléfono celular, maquillaje, perfumes, espectáculos nocturnos, entre otros)

• Adulterar comprobantes (Ej. cambiar el valor de facturas, tickets o comprobantes de cambio de moneda).

• No rendir los anticipos solicitados, en connivencia con quien debería reclamarlos.

• Pasar un comprobante en más de una oportunidad, inclusive en rendiciones diferentes.

• Utilizar tarjetas de crédito corporativa para gastos personales.

• Aprobar gastos no admitidos de un dependiente, cuando ambos (jefe y subordinado han gozado de lo gastado).

• Gastos de reparación de automóvil de manera no admitida por las políticas.
Es evidente que la falta de control es el vehículo que posibilita que estos hechos irregulares se materialicen y no sean detectados. Rendir gastos suele ser desgastante, pero, les puedo asegurar que controlarlos más aún. Las cosas no son fáciles en T&E.

Hoy en día, una organización con un gran volumen de personas que gastan dinero y luego lo rinden requiere de tecnología, y en lo posible complementada con tecnología móvil.
El 5% de los empleados producen más del 80% del fraude, medido en dinero. De las conversaciones con nuestros clientes y encuestas realizadas por BDO Argentina, y otras internacionales, pudimos extraer que en casi todas las compañías que trabajan sin herramientas sólidas, un alto porcentaje de las rendiciones de gastos violan las políticas, y un 5% de las mismas las consideran irregulares o fraudulentas.
El 20% de las compañías no tienen documentadas y comunicadas sus políticas de T&E y el 70% admite que no se cumplen las existentes.
Y esto recién comienza, porque el 70% de las empresas utilizan aún planillas de cálculo como soporte para efectuar las rendiciones.

Además de la identificación de hechos fraudulentos, en el sector público, con adecuada tecnología existirían beneficios adicionales, tales como:
Disminución de tiempos de aprobaciones;
Eliminación de la activación o pedido manual de las aprobaciones;
Disminución de reprocesos;
Baja significativa de rechazos en rendiciones;
Mejor y más preciso cómputo de impuestos deducibles;
Mejor manejo de la caja y los bancos;
Localización de comprobantes de gastos antiguos en segundos, en lugar de ir a buscar en cajas;
Automatización de reportes de gestión e informes por excepción;
Automatización de registraciones contables, centros de costos y proyectos; Confección automática de rendiciones de tarjetas de crédito;
Llevado seguro de fondos fijos.

“¿Quiere comprender el clima ético en su organización?, antes de revisar el Código de Conducta mire las rendiciones de gastos … Ahí podrá ver una pequeña muestra de lo que le sucederá en el futuro en su organización si no para lo que está sucediendo hoy". Es una frase que suelo decir en cursos de Ética y Compliance.

Bienvenida la tecnología y el control en el sector público como ya lo hacen muchos privados, que han solucionado en forma destacable este gran problema.

(*) Carlos Rozen – Socio de BDO Argentina www.bdoargentina.com