T&E Analytics - Buceando en lo profundo de las rendiciones de gastos 💰💹💸

Por Carlos Rozen (Socio de BDO en Argentina)

Una organización acumula miles de rendiciones de gastos por año.

A su vez cada una de ellas tiene decenas de registros y comprobantes asociados a cada uno de ellos.

Cada registro contiene una fecha, un concepto de gasto relacionado con una cuenta contable, una persona (apellido y nombre) un centro de costos, importes, moneda, lugar geográfico donde se realizó el gasto, descripciones, tarjeta de crédito utilizada, entre otros.

Si bien existe una marcada tendencia por reemplazar la planilla de cálculo con todos los comprobantes abrochados por una herramienta de gestión que digitalice y, en el mejor de los casos que automatice en todo lo posible los procesos de solicitud de anticipos para gastos, entrega de tarjetas de crédito, rendición de gastos en efectivo, con tarjeta y gestión de fondos fijos, no todas las plataformas en general agregan valor desde la perspectiva de la analítica avanzada.

¿Qué ventajas puedes tener como CFO agregando una robusta capa de analytics a sus procesos de gestión de gastos y viajes?

1. Visión integral del gasto: recopilar, consolidar y analizar datos de gastos de diversas fuentes, como tarjetas de crédito, facturas, recibos y aplicaciones móviles. Esto te brinda una visión única e integral de cómo se está gastando el dinero de tu organización.

2. Análisis de patrones: es posible utilizar sobre la capa de explotación de información, una dimensión basada en algoritmos de aprendizaje automático para identificar patrones y tendencias en los datos de gastos. Esto puede ayudarte a detectar áreas donde puedes ahorrar dinero, mejorar la eficiencia o identificar posibles errores, omisiones, irregularidades, despilfarros y fraudes.

3. Detección de anomalías: detectar transacciones anormales o inusuales, como gastos elevados en categorías específicas, compras en lugares inusuales o múltiples transacciones en un corto período de tiempo, por solo citar algunas. Esto puede ayudarte a identificar posibles fraudes o errores de facturación. A medida que se van descubriendo otras formas de violar los procesos definidos, se actualizará la lógica de la plataforma analítica.

4. Informes personalizados: generar informes a la medida de las necesidades de cada organización que se ajustan a tus necesidades específicas. Esto te permite obtener la información que necesitas para tomar decisiones informadas sobre cómo administrar tus gastos.

5. Mix de información: integrar información de otras fuentes junto con la contenida en el sistema de rendición de gastos, como sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), software de RRHH, entre otros. Esto te permite obtener una visión completa de cómo se está gastando el dinero de tu empresa.

Veamos algunos ejemplos de insights de utilidad para el negocio:

• Identificar las principales categorías de gastos: Esto puede ayudar a determinar dónde se está gastando la mayor parte del dinero de tu empresa y a identificar áreas donde puedes ahorrar. También seguir tendencias respecto de los cambios que se van dando.

• Analizar los patrones de gasto por departamento, región, país: Esto puede contribuir a identificar tendencias en la forma en que diferentes departamentos o regiones gastan dinero.

• Comparar los gastos con los presupuestos: Esto puede ayudar a asegurar el grado de adhesión a los presupuestos y a identificar áreas donde puedes excederte.

• Identificar oportunidades de ahorro: Esto puede contribuir a identificar oportunidades de ahorro, como descuentos por volumen o negociaciones con proveedores.

Ejemplos de detección de irregularidades que la plataforma puede identificar con asiduidad (información promedio de nuestros clientes):

• Gastos en conceptos no autorizados
• Gastos por encima de límites definidos para la categoría de empleado, período de tiempo, concepto, etc.
• Reiteradas ocasiones de gastos sin comprobantes.
• Reiterado uso del concepto "otros" para intentar justificar gastos no autorizados.
• Comprobantes utilizados en más de una oportunidad, en el mismo período, en períodos diferentes, por la misma persona o diferentes.
• Cambio de concepto respecto del real

Si bien nuestra plataforma T&E Express dispone de un módulo de "reporting" con poderosos filtros para llegar desde todas las rendiciones de todos los colaboradores hasta el último comprobante, nuestro equipo "DIGITAL - Data Analytics" puede desarrollar y modelar tableros de control de gastos con distintas plataformas tales como Power BI de Microsoft; Tableau; Microstrategy y Qlik.

¿Preparados para descubrir qué hay detrás de todos estos datos?